Jaki jest poziom dofinansowania działalności naukowej w ramach Programu WIB?

Program przewiduje 100% finansowania kosztów kwalifikowalnych działalności naukowej realizowanej przez zespół badawczy, o której mowa w art. 4 Ustawy PSW, z wyłączeniem twórczości artystycznej, szczególnie ważnej dla realizacji strategii rozwoju kraju, służącej rozwojowi innowacyjnych produktów. Katalog kosztów kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych dostępny jest w ramach dokumentacji konkursowej, jako załącznik do Regulaminu konkursu.

Czy możliwe jest złożenie kilku wniosków o finansowanie przez jedną jednostkę?

Wnioskodawca może złożyć kilka wniosków o finansowanie z zastrzeżeniem, że zespół badawczy o określonym składzie osobowym może ubiegać się o finansowanie w ramach wyłącznie jednego wniosku. Szczegółowe zasady dotyczące wymagań w odniesieniu do zasad konstruowania zespołu badawczego znajdują się w Regulaminie konkursu. 

Kto będzie podpisywał umowę o finansowanie z Łukasiewicz – PORT?

Umowa o finansowanie zespołu badawczego będzie zawarta pomiędzy Podmiotem Zarządzającym, tj. Łukasiewicz – PORT a wnioskodawcą, czyli instytucją, w której zatrudniony jest lider zespołu badawczego.

Czy członkowie zespołów badawczych muszą pochodzić z jednego podmiotu?

Nie. Unikatową cechą Programu WIB jest możliwość tworzenia zespołów badawczych przez osoby zatrudnione w różnych jednostkach posiadających siedzibę na terenie Polski. Jednostki te muszą pochodzić z katalogu podmiotów wymienionych w art. 11, Ustawy z dnia 4 kwietnia 2019 r. o wspieraniu działalności naukowej z Funduszu Polskiej Nauki (Dz. U. z dnia 6 maja 2019 r. poz. 823) lub reprezentować inną osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która zatrudnia lub angażuje co najmniej jedną osobę wchodzącą w skład zespołu badawczego.

Środki Programu WIB przeznaczane są na finansowanie zespołów badawczych, których prace – dzięki koncentracji wokół jednego obszaru – mogą wzajemnie się uzupełniać i pozwalają uzyskać zwielokrotniony efekt badawczy.

Więcej na temat zespołów badawczych można znaleźć w aktualnej dokumentacji konkursowej tutaj.

Czy obligatoryjne jest podpisanie umowy konsorcjum, w przypadku utworzeniem konsorcjum, przed złożeniem wniosku?

Tak, zgodnie z wymogami zasad konkursu, Umowa konsorcjum stanowi załącznik do wniosku o finansowanie.

Czy w konsorcjum mogą brać udział podmioty zagraniczne?

Nie. Zgodnie z zapisami Regulaminu konkursu „Członkowie Zespołu Badawczego w momencie rozpoczęcia prac muszą być zatrudnieni na podstawie umowy o pracę lub zaangażowani do Zadania Badawczego na podstawie umowy cywilnoprawnej w podmiotach zarejestrowanych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Dopuszcza się, aby Członkowie Zespołu Badawczego posiadali obywatelstwo inne niż polskie, pod warunkiem, że w momencie rozpoczęcia prac będą zatrudnieni na podstawie umowy o pracę lub zaangażowani do Zadania Badawczego na podstawie umowy cywilnoprawnej w podmiotach zarejestrowanych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.”

Czy firmy MŚP prowadzące działalność R&D mogą uczestniczyć w WIB?

Katalog podmiotów uprawnionych do ubiegania się o środki w ramach Programu WIB określa Regulamin konkursu (§ 5 Regulaminu, ust. 1 i 2). Wszystkie podmioty, ubiegające się o środki finansowe FPN muszą posiadać status organizacji prowadzącej badania i upowszechniającej wiedzę dla których przyznanie środków finansowych w ramach programu nie będzie stanowić pomocy państwa zgodnie z art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, co również szczegółowo opisano w Regulaminie konkursu. Rozwinięcie kwestii możliwości prowadzenia działalności gospodarczej przez podmioty ubiegające się o finansowanie w ramach Programu WIB ujęto w dokumencie pn. „Kryteria wyłaniania Zespołów Badawczych…”, stanowiącym załącznik do Regulaminu konkursu.

Jaka jest minimalna, a jaka maksymalna kwota projektu, którą może otrzymać zespół badawczy?

Program nie zakłada minimalnej kwoty, którą może otrzymać zespół badawczy. Kwota na jaką opiewa wniosek powinna być indywidualnie dostosowana do potrzeb zespołu badawczego i adekwatna do założonego planu działalności naukowej. Adekwatność i zasadność wydatków będzie przedmiotem oceny merytorycznej.

W odniesieniu do obecnie trwającego Otwartego Konkursu Ofert nr 2/2022 maksymalna kwota finansowania nie może przekroczyć 380 839 550,00 mln zł, czyli kwoty określonej w Komunikacie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 2 lipca 2019 r. o obszarze działalności naukowej finansowanej ze środków Funduszu Polskiej Nauki oraz wysokości i okresie tego finansowania, pomniejszonej o kwotę finansowania Zespołu Badawczego wyłonionego w pierwszym Konkursie.

Jakie rodzaje badań mogą być objęte finansowaniem?

Zaletą Programu Wirtualny Instytut Badawczy jest to, że w jego ramach możliwe są do sfinansowania wszystkie rodzaje badań/prac, z zastrzeżeniem, iż mają to być badania o wysokim potencjale komercjalizacyjnym oraz wpisują się w wskazany obszar badań wyznaczony przez Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego: biotechnologia medyczna – onkologia. Celem działalności naukowej zespołów badawczych ma być komercjalizacja jej wyników. Zgodnie z zapisami Regulaminu konkursu biotechnologia medyczna – onkologia rozumiana jest jako dział nauki i przemysłu wykorzystujący żywe komórki i materiały pochodzenia komórkowego do przeprowadzania badań naukowych i wytwarzania produktów farmaceutycznych i diagnostycznych, w celu zapobiegania i leczenia chorób onkologicznych człowieka.

Więcej na temat zakresu zadań badawczych można znaleźć w aktualnej dokumentacji konkursowej tutaj.

Czy możliwe jest określenie kilku celów zadań badawczych mających potencjał komercyjny, związanych z jednym wspólnym tematem badawczym?

Zgodnie z zapisami Regulaminu konkursu „Celem Zespołu Badawczego jest opracowanie nowej technologii lub grupy technologii, zgodnie z odpowiednimi procedurami i standardami niezbędnymi do jej komercjalizacji i wdrożenia, w ciągu maksymalnie 5 (pięciu) lat od rozpoczęcia prac.”. Za ustalenie i odpowiednie opisanie i uzasadnienie agendy badawczej we wniosku o finansowanie odpowiada wnioskodawca. Ocena agendy badawczej oraz doboru celów realizacji zadania badawczego będzie podlegała ocenie przede wszystkim na etapie oceny merytorycznej, zgodnie z kryteriami naukowymi i gospodarczo-społecznymi przedstawionymi w dokumencie pn. Kryteria wyłaniania Zespołów Badawczych, stanowiącym załącznik do Regulaminu konkursu.

Jak definiowane są innowacyjne produkty, które mają być przedmiotem działań naukowych wykonywanych w ramach realizacji zadań badawczych?

Zgodnie z zapisami dokumentacji konkursowej założeniem programu jest wspieranie powstania innowacyjnych produktów/technologii/usług w obszarze biotechnologii –onkologii o potencjale międzynarodowym, które nie są jeszcze dostępne na polskim rynku lub też takich, które są dostępne, ale oferują nowe, innowacyjne funkcjonalności w skali międzynarodowego rynku. Poziom innowacyjności działalności naukowej zaproponowanej we wniosku o finansowanie przez zespół badawczy będzie przedmiotem oceny merytorycznej w zakresie kryterium pn. potencjał zespołu badawczego do prowadzenia działalności naukowej na najwyższym światowym poziomie – opis zadania badawczego i plan badawczy, które szczegółowo opisane zostało w dokumencie pn. Kryteria wyłaniania Zespołów Badawczych, stanowiącym załącznik do Regulaminu konkursu.

Jaki jest maksymalny okres realizacji zadania badawczego? Co ma być efektem po jego zakończeniu?

Zespół badawczy zobowiązany jest do określenia we wniosku o finansowanie zadania badawczego wraz z harmonogramem i budżetem na okres maksymalnie 5 lat. W ramach ww. okresu zespół badawczy powinien osiągnąć cel w postaci opracowanej technologii/grupy technologii zgodnie z odpowiednimi procedurami i standardami niezbędnymi do jej komercjalizacji i wdrożenia, która będzie podlegać wprowadzeniu w fazę rozwoju, a dalej komercjalizacji.

Na wniosek lidera, finansowanie zespołu badawczego może zostać przedłużone na okres kolejnych maksymalnie 5 lat. W przypadku takiego wniosku, obowiązkiem zespołu badawczego będzie przedstawienie propozycji dotyczącej kontynuacji zadania badawczego lub realizacji nowego zadania badawczego w oparciu o nowe pomysły lub koncepcje. Przedstawiona propozycja będzie podlegać ewaluacji przeprowadzonej w trybie i na zasadach określonych przez Podmiot Zarządzający zgodnie z art. 5 ust. 5 ustawy.

Czy zadanie badawcze musi rozpocząć się zaraz po podpisaniu umowy o finansowanie?

Wnioskodawca zobowiązany jest do określenia dat granicznych realizacji zadania badawczego w formularzu wniosku o finansowanie.

Ponoszenie wydatków związanych z realizacją zadania badawczego można rozpocząć najwcześniej po dniu złożenia wniosku o finansowanie. W okresie pomiędzy dniem złożenia wniosku o finansowanie, a dniem zawarcia Umowy o finansowanie wydatki są ponoszone przez wnioskodawcę/ zespół badawczy na własną odpowiedzialność oraz ryzyko wnioskodawcy, że zespół badawczy może nie zostać wybrany do finansowania (co powoduje brak możliwości roszczenia o refundację kosztów od Podmiotu Zarządzającego).

Realność i adekwatność harmonogramu rzeczowo-finansowego w odniesieniu do zaproponowanej agendy badawczej, za które odpowiada wnioskodawca, będą między innymi przedmiotem oceny merytorycznej złożonego wniosku o finansowanie.

Czy możliwe jest finansowanie rozwoju przedklinicznego leków onkologicznych?

Tak, Program WIB dopuszcza taką możliwość.

Czy badacze zatrudnieni w jednostce na podstawie umowy o pracę mogą zostać członkami zespołu badawczego na podstawie zawarcia dodatkowej umowy cywilno- prawnej (zlecenia)?

Zgodnie z definicją zawartą w Regulaminie konkursu członek zespołu badawczego to osoba wchodząca w skład personelu kluczowego oraz personelu pomocniczego, zatrudniona w ramach stosunku pracy lub zaangażowana w ramach stosunku cywilnoprawnego będącego poza zakresem działalności gospodarczej.

Czy lider i członek personelu kluczowego mogą pochodzić z tej samej jednostki w ramach jednego wniosku o finansowanie?

Wytyczne konkursu wskazują, że w skład personelu kluczowego wchodzi lider i minimum dwóch członków zespołu kluczowego. Lider musi być zatrudniony w strukturach podmiotu będącego wnioskodawcą. Program nie przewiduje bardziej szczegółowych wytycznych co do konstruowania składu zespołu badawczego oraz miejsca zatrudnienia poszczególnych członków.

Czy członkowie zespołu badawczego mogą czy muszą być zatrudnieni w jednostce naukowej w momencie składania wniosku?

Samo wskazanie z imienia i nazwiska osób w ramach zespołu badawczego nie musi być tożsame z faktycznym zatrudnieniem danej osoby w momencie składania wniosku o finansowanie. Umowa taka powinna być zawarta najpóźniej w momencie rozpoczęcia prac przez daną osobą, co gwarantuje uznanie jej wynagrodzenia (adekwatnie do stopnia zaangażowania w realizację zadania badawczego) za koszt kwalifikowalny. We wzorze wniosku o finansowanie w zakresie informacji opisujących skład zespołu badawczego jest możliwość określenia aktualnego powiązania prawnego z daną osobą (np. umowa warunkowa). Należy pamiętać, że wniosek o finansowanie jest oceniany przez pryzmat dotychczasowych osiągnięć i doświadczenia członków zespołu badawczego. Dlatego faktyczne zatrudnienie członków zespołu badawczego – zadeklarowanych z imienia i nazwiska w dokumentacji aplikacyjnej, w momencie rozpoczęcia realizacji zadania badawczego jest niezbędne do uznania kosztów za kwalifikowalne, a realizację projektu jako zgodną z zapisami umowy o finansowanie. Zmiany na etapie realizacji zadania badawczego, w tym składu osobowego zespołu badawczego, są możliwe jedynie pod precyzyjnie określonymi warunkami, o czym szczegółowo informują zapisy wzoru umowy o finansowanie (załącznik do Ogłoszenia o konkursie).

W przypadku niewskazania członków zespołu badawczego z imienia i nazwiska na etapie aplikowania o środki wytyczne Programu WIB jednoznacznie określają obowiązek stosowania zapisów dokumentu pn. „Standardy rekrutacji (…)”, stanowiących załącznik do Regulaminu konkursu. Możliwość niewskazywania osób z imienia i nazwiska dotyczy wyłącznie członków zespołu pomocniczego.

Kto może wchodzić w skład personelu pomocniczego zespołu badawczego?

Personel pomocniczy stanowią wszyscy członkowie zespołu badawczego, niebędący personelem kluczowym, a uczestniczący w realizacji zadania badawczego, w ilości dostosowanej do potrzeb i specyfiki prac. Wobec czego mogą to być technicy laboratoryjni, studenci, doktoranci, etc. o ile ich zaangażowanie faktycznie wynika z pełnienia pomocniczej roli w zadaniu badawczym. Wszyscy członkowie zespołu badawczego muszą zostać zatrudnieni na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilno-prawnej, z jasno określonym zakresem zadań, wymiarem zaangażowania, wysokością wynagrodzenia zgodnie z wytycznymi programu.

Więcej na temat zespołu badawczego oraz kosztów wynagrodzeń można znaleźć w aktualnej dokumentacji konkursowej tutaj.

Czy będą obowiązywały odrębne procedury wyboru członków zespołu badawczego?

Warunki i sposób przeprowadzania działań rekrutacyjnych do zespołu badawczego zostały opracowane przez Podmiot Zarządzający w postaci odrębnego dokumentu. Członkowie zespołów badawczych, którzy nie zostali imiennie wskazani i opisani we wniosku o finansowanie na etapie naboru ogłoszonego przez Podmiot Zarządzający rekrutowani są w procesie nadzorowanym przez komisję rekrutacyjną działającą w strukturze podmiotów, z których pochodzą członkowie zespołów badawczych.

Za opracowanie pisemnego planu niezbędnych działań rekrutacyjnych do zespołu badawczego, stanowiącego część dokumentacji wytwarzanej i gromadzonej w ramach zadania badawczego, odpowiada lider zespołu.

Możliwe jest stworzenie własnych zasad rekrutacji do zespołu badawczego i jego oceny, mających na celu wybór i utrzymanie najlepszych osób w składzie zespołu badawczego, unikanie konfliktu interesów, itp. pod warunkiem, iż będą one zgodne ze standardami rekrutacji i ewaluacji zespołów badawczych opracowanymi przez Podmiot Zarządzający.

Zgodnie z dokumentem pn. „Standardy rekrutacji…” członków pomocniczych zespołu badawczego nie musimy wykazywać imiennie we wniosku. W projekcie planujemy angażować pracowników naszego Instytutu, których zamierzamy oddelegować na daną część etatu do projektu. Rozumiem, że nie ma potrzeby realizacji procedury wewnętrznej rekrutacji do działań projektowych, a opracowanie procedur rekrutacji dotyczy zatrudniania nowych pracowników, zatrudnionych tylko do realizacji zadań projektowych?

Zasady konkursu programu WIB jednoznacznie określają obowiązek stosowania zapisów dokumentu pn.„Standardy rekrutacji (…)” w przypadku niewskazania poszczególnych członków zespołu badawczego z imienia i nazwiska na etapie aplikowania o środki. We wniosku o finansowanie wnioskodawca może wskazać dowolną liczbę stanowisk zespołu pomocniczego oraz dowolnie określić zakres powierzonych poszczególnym osobom obowiązków, pod warunkiem, że ich zaangażowanie jest uzasadnione z punktu widzenia realizacji zadania badawczego.

W regulaminie jest zapis o minimalnym poziomie miesięcznego zaangażowania – dla personelu kluczowego tj. min. 0,5/miesięcznie. Czy w tej sytuacji, zakładając, że projekt będzie przewidziany na 5 lat to pierwsze 2,5 roku zaangażowanie może wynieść 0% a kolejne 2,5 roku 100%? Czy takie rozwiązanie byłoby dopuszczalne?

Kategoria wydatków pn. „Wynagrodzenia” opisana szczegółowo w dokumencie pn. „Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków…” (zał.nr 6 do Regulaminu konkursu) określa „Minimalny poziom miesięcznego zaangażowania” dla każdego z możliwych stanowisk w ramach personelu kluczowego, co oznacza, że jest to minimalny poziom zaangażowania danego pracownika w każdym miesiącu realizacji zadania badawczego. Przyjęta nomenklatura nie pozwala interpretować tego zapisu jako średniomiesięczny poziom zaangażowania poszczególnych pracowników przez cały okres realizacji zadania badawczego.

Jak należy rozumieć zapis z dokumentacji konkursowej: „Maksymalne stawki wynagrodzenia Członków Zespołu Badawczego wynikają z przedmiotowych Zasad i mają pierwszeństwo nad wewnętrznymi regulacjami podmiotu zatrudniającego Członków Zespołu Badawczego”?

Dokument pn. „Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków”, stanowiący załącznik do Regulaminu konkursu, w części dotyczącej kategorii wydatków Wynagrodzenia określa maksymalne stawki wynagrodzeń, które mogą zostać uznane za kwalifikowalne w ramach Programu WIB. Wytyczne Programu nie narzucają Państwu ostatecznej wysokości wynagrodzenia jakie może/powinno zostać przypisane do poszczególnych członków zespołu badawczego, a jedynie określają maksymalne stawki, które mogą zostać uznane za kwalifikowalne.

To od Państwa, jak i regulacji wewnętrznych jednostki, zależy jak ostatecznie kształtować się będzie kosztorys projektu. Należy mieć jednak na uwadze, że powinien on być nie tylko uzasadniony z punktu widzenia realizowanej agendy badawczej oraz zapisów wytycznych Programu, ale również uwzględniać przepisy prawa oraz wewnętrzne regulacje jednostki aplikującej o środki. Pierwszeństwo przedmiotowych zasad nad wewnętrznymi regulacjami podmiotu zatrudniającego członków zespołu badawczego w zakresie kształtowania wysokości ich wynagrodzenia w ramach Programu dopuszcza możliwość stosowania niższych lub wyższych stawek wynagrodzeń niż stawki przewidziane w regulaminie obowiązującym w jednostce, o ile jest to zgodne z jego zapisami lub innymi wewnętrznymi regulacjami danej jednostki.

Czy program przewiduje ograniczenia kosztowe co do poszczególnych kategorii wydatków?

Podmiot Zarządzający sformułował ogólne zasady kwalifikowalności wydatków zespołów badawczych, prowadzących działalność naukową w formie Wirtualnego Instytutu Badawczego, w ramach odrębnego dokumentu, który stanowi załącznik do ogłoszenia o konkursie.

W zakresie limitów i ograniczeń dotyczących finansowaniu zadania badawczego, wprowadzono m.in.:

• limit kosztów zakupu aparatury naukowo-badawczej do kwoty 100.000,00 PLN netto. Zakup będzie możliwy wyłącznie w przypadku wykazania przez wnioskodawcę braku możliwości lub braku ekonomicznej zasadności odpłatnego korzystania z aparatury znajdujących się w podmiotach, w których działalność naukową prowadzi zespół badawczy;
• limity wynagrodzeń członków zespołu badawczego ustalone proporcjonalnie do zaangażowania pracownika w realizację zadania badawczego, które obejmują ogół kosztów wynagrodzeń, tj. wynagrodzenie zasadnicze, wynagrodzenie chorobowe, wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego oraz ekwiwalent za urlop wypoczynkowy, dodatkowe wynagrodzenie roczne (o ile jest zgodne z obowiązującymi w danym podmiocie regulaminami wynagradzania), a także składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, chorobowe, składka na Fundusz Pracy, składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych;
• limit – 276 godzin miesięcznie – łącznego zaangażowania zawodowego personelu kluczowego i pomocniczego (w ramach stosunku pracy, stosunku cywilnoprawnego, samozatrudnienia oraz innych form zaangażowania) w realizację wszystkich aktywności zawodowych, w tym realizacji zadania badawczego w ramach Programu WIB.
• limit dotyczący wysokości kosztów wynagrodzenia personelu zarządzającego i obsługi administracyjnej zadania badawczego (koszty bezpośrednie) nie może przekroczyć 10% łącznej wartości wynagrodzenia członków zespołu badawczego (kwalifikowalne są składniki wynagrodzenia wymienione w punkcie powyżej).

Więcej na temat kosztów zadań można znaleźć w aktualnej dokumentacji konkursowej tutaj.

Czy zakup aparatury w ramach zadania badawczego może być rozliczany na zasadach amortyzacji?

Tak, jest to możliwe. Kategoria kosztów pn. „Koszty aparatury naukowo-badawczej, środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, w tym zakupy, leasing, odpisy amortyzacyjne i koszty odpłatnego korzystania” odnosi się do różnych możliwych form finansowania aparatury. Każda z tych możliwości została szczegółowo opisana w dokumencie pn. „Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków…” (zał.nr 6 do Regulaminu konkursu).

Czy podatek od towarów i usług (VAT) jest kosztem kwalifikowalnym w ramach Programu WIB?

Kwalifikowalność podatku od towarów i usług (VAT) zależy od prawnej możliwości jego odzyskania. Szczegółowych informacji na temat zasad kwalifikowalności wydatków należy szukać w dokumencie pn. „Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków…” (zał.nr 6 do Regulaminu konkursu).

Czy zakup patentu może być kosztem kwalifikowalnym w ramach Programu WIB?

Zakres agendy badawczej oraz powiązany z nią katalog planowanych kosztów będzie przedmiotem oceny wniosku o finansowanie. Zgodnie z zapisami dokumentu pn. „Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków…” wydatek może zostać uznany za kwalifikowalny, jeśli spełnia między innymi warunek niezbędności do realizacji zadania badawczego przez zespół badawczy. Szczegółowe wytyczne dot. zakresu i rodzaju kwalifikowalnych wydatków również ujęto w ww. dokumencie.

Jaki % kosztów ogólnych można przeznaczyć na podwykonawstwo?

Zasady programu WIB nie przewidują limitów dot. poszczególnych kategorii wydatków pn. Koszty podwykonawstwa i usług obcych, nie mniej jednak, każdy wydatek ujęty w kosztorysie musi być odpowiednio uzasadniony w kontekście realizacji zadania badawczego, a ocena jego zasadności, adekwatności i rzetelności weryfikowana będzie podczas oceny merytorycznej.

Czy można do obsługi administracyjnej zatrudnić firmę zewnętrzną, np. firmę wyspecjalizowaną w obsłudze projektów europejskich?

Proszę zaznajomić się z zapisami dokumentu pn. „Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków”, w szczególności w części dotyczącej zatrudnienia personelu zarządzającego, w tym administracyjnego na potrzeby realizacji zadania badawczego. Ponadto, proszę zapoznać się z katalogiem kosztów pośrednich oraz katalogiem kosztów niekwalifikowalnych, również zawartych ww. dokumencie.

Jakie będą zasady rozliczeń i sprawozdawczości realizacji zadania badawczego?

Warunki i sposób rozliczania zadania badawczego zostaną wskazane w umowie o finansowanie zespołu badawczego.

Jednostka naukowa, będąca wnioskodawcą/liderem konsorcjum zobowiązana będzie do składania:

• raportów okresowych z postępów merytorycznych i finansowych działalności naukowej zespołu badawczego po zakończeniu każdego trzymiesięcznego okresu sprawozdawczego,
• raportu końcowego z realizacji zadania badawczego.

Obligatoryjnym załącznikiem do składanych raportów będzie zestawienie wydatków faktycznie poniesionych w okresie sprawozdawczym. Pod pojęciem wydatku faktycznie poniesionego należy rozumieć wydatek poniesiony w znaczeniu kasowym tj. jako rozchód środków pieniężnych z rachunku płatniczego. Wyjątek od tej reguły stanowią m.in. koszty amortyzacji i odpisy na ZFŚS.

Czy w umowie o finansowanie zostaną określone dodatkowe procedury wyboru towarów/usług poniżej progu ustawowego PZP?

W przypadku, gdy zamówienia realizowane w ramach zadania badawczego kwotowo lub rodzajowo nie podlegają przepisom ustawy Prawo zamówień publicznych umowa o finansowanie zespołu badawczego wymaga od jednostki naukowej stosowania zasad oraz regulacji zapewniających otwartość i konkurencyjność postępowań zakupowych. Zasady te stosuje się również w przypadku wyłączenia podmiotowego od stosowania przepisów ww ustawy.

W odniesieniu do powyższego podmioty realizujące zadanie badawcze zobowiązane są, co najmniej, do rozeznania rynku, polegającego na potwierdzeniu, że dana usługa lub dostawa została wykonana po cenie rynkowej, z wyłączeniem rekrutacji do zespołów badawczych (tutaj zastosowanie mają przepisy Kodeksu pracy oraz odrębne dokumenty, będące załącznikiem do umowy o finansowanie).

Do udokumentowania, że zamówienie zostało wykonane po cenie nie wyższej niż cena rynkowa, niezbędne jest przedstawienie co najmniej trzech ofert od potencjalnych wykonawców (o ile na rynku istnieje co najmniej trzech potencjalnych wykonawców) danego zamówienia. Jeżeli nie jest możliwe uzyskanie trzech ofert od potencjalnych wykonawców, jednostka naukowa zobowiązana jest do publikacji zapytania ofertowego z terminem co najmniej 7 dni na złożenie oferty. Więcej szczegółów na ten temat można znaleźć w dokumentacji konkursowej tutaj.

Czy podwykonawca może być wyłoniony bez przetargu? Kiedy należy ewentualnie ogłosić przetarg na wyłonienie podwykonawcy?

Informacje dot. obowiązku stosowania zasad konkurencyjności zawarte zostały w dokumencie pn. „Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków…” (zał.nr 6 do Regulaminu konkursu).

Należy również zwrócić uwagę, na kwestię możliwego rozpoczęcia realizacji zadania badawczego, tj. zgodnie z zapisami Regulaminu może to być najwcześniej dzień po złożeniu wniosku o finansowanie. Natomiast definicja rozpoczęcie realizacji zadania badawczego została szczegółowo omówiona w dokumencie pn. „Kryteria wyłaniania Zespołów Badawczych”. Ponadto, w okresie pomiędzy dniem złożenia Wniosku o finansowanie, a dniem zawarcia Umowy o finansowanie wydatki są ponoszone przez wnioskodawcę/ zespół badawczy na własną odpowiedzialność oraz ryzyko wnioskodawcy, że zespół badawczy może nie zostać wybrany do finansowania.

Jak należy rozumieć rozpoczęcie Zadania Badawczego?

Za rozpoczęcie Zadania Badawczego uważa się w szczególności: rozpoczęcie prac badawczo-rozwojowych, podpisanie umowy z dostawcą lub wykonawcą usług, dostawę towaru lub wykonanie usługi oraz samo rozpoczęcie świadczenia usługi, wpłatę zaliczki lub zadatku na dostawę towaru lub wykonanie usługi. W przypadku zlecania usług badawczych w Zadaniu podwykonawcy za rozpoczęcie Zadania Badawczego nie jest uważane i może mieć miejsce przed złożeniem Wniosku o finansowanie:

• przeprowadzenie i rozstrzygnięcie procedury wyboru podwykonawcy (np. wystosowanie zapytania ofertowego, złożenie oferty przez podwykonawcę, ocena ofert),
• zawarcie umowy warunkowej z podwykonawcą prac badawczo-rozwojowych,
• podpisanie listów intencyjnych.

Za rozpoczęcie Zadania Badawczego nie uważa się również procedury rekrutacyjnej Członków Zespołu Badawczego.

Natomiast okres kwalifikowalności wydatków Zespołów Badawczych może rozpocząć się najwcześniej w dniu następnym po dniu złożenia Wniosku o finansowanie Zespołu Badawczego. Koszty są wtedy ponoszone przez Wnioskodawcę/Zespół Badawczy przy ryzyku, że Zespół Badawczy może nie zostać wybrany do finansowania (brak możliwości roszczenia o zapłatę od Podmiotu Zarządzającego).

W przypadku podmiotów zobowiązanych do ponoszenia wydatków na podstawie przepisów o zamówieniach publicznych (ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych) wszczęcie postępowania i wyłonienie wykonawcy nie stanowi rozpoczęcia Zadania Badawczego (pod warunkiem, że podmiot, w którym zatrudnieni są Lider oraz każdy z pozostałych Członków Zespołu Badawczego w ogłoszeniu o zamówieniu/zaproszeniu zastrzegł możliwość unieważnienia postępowania w przypadku nieprzyznania mu środków finansowych, zgodnie z art. 257 ww. ustawy Prawo zamówień publicznych).

Finansowanie z Funduszu nie może zostać przyznane z mocą wsteczną na Zadanie Badawcze już zakończone lub trwające (z wyjątkiem sytuacji opisanej powyżej), w tym finansowane z innych źródeł.

W jakim okresie od rozpoczęcia/zakończenia realizacji zadania badawczego nowopowstały produkt/technologia powinna przynieść zysk z komercjalizacji?

Za proces komercjalizacji oraz jego finansowanie odpowiada Podmiot Zarządzający. Czas generowania zysków z komercjalizacji zależeć będzie od przyjętych przez Podmiot Zarządzający modeli komercjalizacji oraz zainteresowania i gotowości rynku do nabycia praw własności intelektualnej wytworzonej w ramach zadań badawczych w ramach programu WIB.

Czy zostanie zawarta odrębna umowa na komercjalizację wyników prac badawczych? Jaki będzie podział zysków z komercjalizacji wytworzonego IP?

Kwestie praw własności intelektualnej, jak również zasad i komercjalizacji zostaną uregulowane w umowie o finansowanie zespołu badawczego zawartej pomiędzy podmiotem zarządzającym, a jednostką naukową będącą wnioskodawcą/liderem konsorcjum. Odpowiednie zapisy powinny zostać również ujęte w umowie konsorcjum zawartej pomiędzy liderem konsorcjum, a konsorcjantami. Szczegółowe informacje  na temat zasad i wytycznych dot. komercjalizacji zostały zawarte w odrębnym dokumencie dostępnym w ramach aktualnej dokumentacji konkursowej, który stanowić będzie również załącznik do umowy o finansowanie wniosku.

Schemat podziału zysków z komercjalizacji jest następujący:

• 65% zysków z komercjalizacji zostanie przekazane twórcom zgodnie z ich udziałem twórczym zadeklarowanym w karcie własności intelektualnej;
• 15% zysków z komercjalizacji zostanie przekazane jednostce naukowej i/lub innym jednostkom. Środki z komercjalizacji przysługujące danej jednostce naukowej i/lub innym jednostkom zostaną obliczone w proporcji zgodnej z proporcją wynikającą z udziału twórczego danego twórcy (lub twórców) z jednostki naukowej i/lub innej jednostki, zadeklarowaną w karcie własności intelektualnej;
• 20 % zysków z komercjalizacji zostanie przekazane na rzecz Funduszu Polskiej Nauki.

Część zysków finansowych, przypadająca twórcom będzie wypłacana przez Podmiot Zarządzający jednostce naukowej, która zagwarantuje ich dalszą dystrybucję.

Czy podział środków wewnątrz zespołu, który będzie składał się z personelu z różnych jednostek musi być zawarty w umowie konsorcjum czy jest regulowany odgórnie?

Szczegółowe zasady podziału i przekazywania środków pochodzących z komercjalizacji wyników zadań badawczych w ramach programu WIB zostały ujęte w dokumencie pn. „Regulamin zarządzania i komercjalizacji Własności Intelektualnej”, stanowiącym załącznik do Ogłoszenia o konkursie. Zapisy umowy konsorcjum powinny być zgodne z wytycznymi konkursu.

Jak należy interpretować zapis dokumentu pn. Regulaminu zarządzania i komercjalizacji Własności Intelektualnej”: „Wszelkie prawa do całości wyników prac Zespołu Badawczego, w tym w szczególności stanowiących Własność Intelektualną, zostaną przeniesione na Skarb Państwa”? Czy komercjalizacja i zrzeczenie się praw do własności intelektualnej na rzecz Skarbu Państwa odbiera prawa autorskie jego twórcom?

Celem nadrzędnym Programu WIB jest komercjalizacja wyników zadań badawczych w postaci innowacyjnych produktów, które będą mogły konkurować na polskim i globalnym rynku. Zgodnie z zawartą Umową o zarządzanie WIB za komercjalizację odpowiada wyznaczony przez Ministra ds. nauki i szkolnictwa wyższego Podmiot Zarządzający.

Jednostka naukowa, rozumiana jako wnioskodawca, oraz inne jednostki wchodzące w skład konsorcjum są zobowiązane do zagwarantowania, że całość własności intelektualnej przysługiwać będzie jednostce naukowej w zakresie umożliwiającym jednostce naukowej przeniesienie na Skarb Państwa, ministra właściwego do spraw nauki i szkolnictwa wyższego, całości Własności Intelektualnej w najszerszym dopuszczalnym prawem zakresie (w stanie wolnym od praw lub roszczeń osób trzecich).

Zgodnie z zapisami ww. Regulaminu, Podmiot Zarządzający jest uprawniony do wydawania wiążących, szczegółowych wytycznych określających zasady na jakich jednostka naukowa oraz inne jednostki powinny nabyć całość własności intelektualnej (w najszerszym możliwym przepisami prawa zakresie) oraz przenieść ją na Skarb Państwa – ministra właściwego do spraw nauki i szkolnictwa wyższego. W przypadku wątpliwości przyjmuje się, że nabycie / przeniesienie powinno nastąpić w najszerszym możliwym przepisami prawa zakresie, z uwzględnieniem natury prawnej danego przedmiotu własności intelektualnej, w taki sposób, by Skarb Państwa – minister właściwy do spraw nauki i szkolnictwa wyższego uzyskał wszelkie możliwe prawa do własności intelektualnej, bez ograniczeń czasowych i terytorialnych, w szczególności na wszelkich możliwych przepisami prawa polach eksploatacji oraz z prawem decydowania o utworach zależnych i wykonywaniem autorskich praw osobistych. Zdanie poprzedzające nie uchybia uprawnieniom Członków Zespołu Badawczego do wykonywania autorskich praw osobistych wskazanych w art. 16 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

W jaki sposób planują Państwo rozwiązać kwestie wykorzystania Background IP w procesie komercjalizacji oraz wsparcia zespołu w procesie komercjalizacji po zakończeniu realizacji projektu?

Szczegółowe zasady wykorzystania i zarządzania IP w trakcie, jak i po zakończeniu realizacji zadań badawczych w ramach Programu WIB zostały opisane w dokumencie pn. „Regulamin zarządzania i komercjalizacji Własności Intelektualnej”, stanowiącym załącznik do Ogłoszenia o konkursie.

Czy w trakcie jak i po realizacji zadania badawczego naukowcy mają prawo publikować wyniki badań, będące przedmiotem działalności naukowej prowadzonej w ramach Programu WIB?

Zasady zachowania poufności oraz informowania opinii publicznej i świata naukowego o wynikach działalności naukowej zespołów badawczych, zarówno w trakcie, jak i po zakończeniu realizacji zadania badawczego zostały szczegółowo opisane we wzorze Umowy o finansowanie oraz „Regulaminie zarządzania i komercjalizacji Własności Intelektualnej”, stanowiącymi załączniki do Ogłoszenia o konkursie.

Każdorazowo działania związane z upowszechnianiem wiedzy na temat zadania badawczego i jego wyników wymagają konsultacji i uzyskania zgody Podmiotu Zarządzającego.